Documentos Privados Definición y Requisitos

Toda la información que necesita para poder realizar de manera más rápida sus trámites notariales.

En el oficio notarial se otorgan, aparte de las escrituras públicas, los llamados instrumentos privados, que como característica general no quedan archivados o guardados en el oficio. Son instrumentos que las partes otorgantes suscriben en el oficio y los retiran para los fines que han sido otorgados.

A este tipo de actuaciones corresponden aquellos como: cartas poder, declaraciones juradas, autorizaciones de viaje, salvoconductos, aceptación de letras o suscripción de pagarés, compraventa sobre vehículos motorizados, promesas de comraventa, etc.

El instrumento privado no goza de definición en nuestra legislación. Sin embargo puede decirse que es todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las característcas de instrumento público o escritura pública.

Pueden ser otorgados bajo la forma de "instrumento privado", todo tipo de actos o contratos, salvo aquellos en que la ley exige la solemndad de la escritura pública, como pr ejemplo la compraventa de inmuebles.

El tipo de actos o contratos que se pueden otorgar por instrumento privado no requiere necesariamente de la intervención notarial. Sin embargo la ventaja que se obtiene con ella es que se le otorga una suficiente garantía autenicidad, con todas las consecuencias probatorias que ello implica.

La desventaja del instrumento privado, con todo, es que al ser otorgado en ejemplares que los propios interesados retiran del oficio notarial, estos pueden deteriorarse o perderse.

Una solución para ello sería su potocolización ya sea en el mismo oficio del otogamento o en otro cualquiera.

Los más comunes son los siguientes:


  • Declaraciones Juradas
  • Compraventa de vehículos motorizados
  • Autorización para conducir fuera del territorio nacional
  • Salvoconducto para cambio de domicilio
  • Contrato de arriendo
  • Cartas Poderes
  • Contrato de Trabajo
  • Contrato de Trabajo de extranjeros
  • Finiquitos
  • Carta Renuncia
  • Autorización para que un menor de edad salga del país
  • Autorización para Trabajar
  • Contrato de Compraventa de Bien Mueble
  • Pagarés y Letras

Definición y Requisitos

Son manifestaciones unilaterales donde el o los comparecientes dan fe de una situación que les consta.
Las que se realizan con mayor frecuencia son:
• Renta
• Recibo de dinero
• Carga familiar
• Extravío de documentos
• Estado civil, para estas últimas son necesarios dos testigos, mayores de edad, que no sean parientes de la persona respecto de la cual realizarán la declaración.
Requisitos:
  • El o los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
Son actos jurídicos en virtud de los cuales el dueño de un vehículo motorizado o su representante, lo transfiere a un tercero, encargando al oficio notarial el pago de los impuestos pertinentes (de acuerdo al precio del vehículo o su avalúo fiscal) y la inscripción en el Registro Nacional de Vehículos Motorizados.
Documentos necesarios para el trámite:
  • Padrón del vehículo.
  • Certificado de anotaciones vigentes (se pide en Registro Civil con el número de la patente)
  • Permiso de circulación al día.
  • Avalúo fiscal del vehículo (se obtiene por Internet en el sitio del SII.
Son actos jurídicos en virtud de los cuales el dueño de un vehículo motorizado o su representante, autorizan a un tercero, para que pueda conducirlo fuera del territorio de la República.
Documentos necesarios para el trámite:
  • Padrón del vehículo.
  • El compareciente debe ser mayor de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
La autorización o salvoconducto, es el documento en virtud del cual el propietario de un inmueble autoriza a un tercero para sacar los bienes muebles de dicho domicilio.
Requisitos:
  • El compareciente debe ser mayor de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
  • Acreditar pago de los consumos al día y de la renta.
Es el acto jurídico en virtud del cual una parte llamada “arrendadora” da en arriendo un bien ya sea mueble o inmueble a otra llamada “arrendatario”.
Deben comparecer el arrendador y arrendatario con sus respectivas cédulas de identidad.
Requisitos:
  • Los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
  • En caso de que se trate de arriendo de predios rurales (también llamados “rústicos”), este contrato se puede hacer por escritura pública, y en caso de que se decida realizar por instrumento privado, es necesaria la comparecencia de dos testigos mayores de edad que se identifiquen con sus respectivas cédulas.
Son documentos en virtud de los cuales una persona denominada “mandante” encarga a otra llamada “mandataria” la ejecución de alguna gestión de carácter administrativo, ante organismos públicos o privados.
En general tiene por objeto conferir poder a otra persona para realizar gestiones simples, que no requieren de la solemnidad de una Escritura Pública.
Requisitos:
  • El compareciente debe ser mayor de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
El Contrato individual de trabajo es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada.
Requisitos:
  • Los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad, en caso de que el trabajador sea menor de edad debe contar con la autorización expresa de uno de sus padres o tutor legal.
Es posible contratar un ciudadano extranjero, sin embargo, el empleador debe comprometerse a pagar, al término de la relación laboral, ya sea por término de contrato, despido o renuncia, el pasaje de regreso del trabajador y los miembros de su familia que se estipulen a su país de origen, o al que oportunamente acuerden, conforme a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 37º del DS 597 de 1984, al respecto se tendrá presente que la señalada obligación del empleador existirá hasta que el extranjero salga del país, u obtenga nueva visación o permanencia definitiva.
Requisitos:
  • Los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad, en caso de que el trabajador sea menor de edad debe contar con la autorización expresa de uno de sus padres o tutor legal.
El finiquito del empleado puede realizarse ante notario.
Requisitos:
  • El empleador debe exhibir las cotizaciones previsionales del trabajador correspondientes al último periodo devengado.
La renuncia voluntaria de una persona a su trabajo debe hacerse mediante una carta firmada ante Notario.
Este documento lo exige el empleador para extender el respectivo finiquito y acreditar la causa legal que lo motiva.
Requisitos:
  • El compareciente debe ser mayor de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
La regla general es que un menor de edad pueda salir del país en compañía de ambos padres, sin embargo, cuando la salida del país sea sin uno de los padres o en compañía de un tercero distinto a sus padres, es necesario, que el o los padres que no acompañarán al menor manifiesten su conformidad con la salida del menor por medio de un documento notarial.
Documentos necesarios para el trámite:
  • Certificado de nacimiento del menor o libreta de familia.
  • El o los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
La ley permite que un menor de 18 y mayor de 15 años desarrolle actividades remuneradas, en tanto cuente con la autorización de su padre, madre o tutor, la que debe constar en un documento otorgado ante notario.
Requisitos:
  • El compareciente debe ser mayor de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida, se llama precio.
Puede ser redactado directamente por los comparecientes o puede ser redactado en la Notaría de acuerdo a lo señalado personalmente por los interesados.
Requisitos:
  • Los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
Es aconsejable que las firmas de los obligados por estos instrumentos mercantiles sean autorizadas por un Notario ya que de esta forma se convierten en Títulos Ejecutivos y su cobro judicial se hace mucho más fácil y rápido.
Requisitos:
  • El o los comparecientes deben ser mayores de edad, e identificarse por medio de su cédula de identidad.
  • Para ser autorizado debe acreditarse el pago del impuesto de timbres y estampillas.

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Como característica general no quedan archivados o guardados en el oficio. Son instrumentos que las partes otorgantes suscriben en el oficio y los retiran para los fines que han sido otorgados.